Datenschutzerklärung InsurMagic WhatsApp (Chrome-Erweiterung)

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie InsurMagic WhatsApp nutzen. InsurMagic WhatsApp besteht aus

• der Browser-Erweiterung „InsurMagic“ für Google Chrome (nachfolgend „Erweiterung“), die innerhalb von WhatsApp Web (web.whatsapp.com) läuft, und
• den zugehörigen Serverdiensten der InsurMagic GmbH, insbesondere dem Backend unter chrome-backend.insurmagic.de und app.insurmagic.de (Konto, Anmeldung, Registrierung, Schnittstellen) sowie dem Dokumentendienst unter pdf.insurmagic.de.

Betroffen sind zum einen die Nutzerinnen und Nutzer von InsurMagic WhatsApp (in der Regel Versicherungsmaklerinnen und -makler sowie deren Mitarbeitende, nachfolgend „Nutzer“), zum anderen deren Kunden, Interessenten und sonstige Kontakte, deren Daten über die Erweiterung verarbeitet werden (nachfolgend „Endkunden“).

Für den Besuch unserer Website insurmagic.de gilt deren eigene Datenschutzerklärung. Für die Nutzung von HalloFelix-Funktionen gilt ergänzend die Datenschutzerklärung von HalloFelix (siehe Abschnitt 6).

2. Verantwortlicher und Kontakt

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@insurmagic.de oder postalisch unter der oben genannten Anschrift. Allgemeine Anfragen richten Sie bitte an info@insurmagic.de.

3. Unsere zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

3.1 InsurMagic als Verantwortlicher

Für die Daten, die wir zur Bereitstellung, Abrechnung und Sicherheit von InsurMagic WhatsApp selbst benötigen, sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dazu gehören insbesondere die Konto- und Anmeldedaten der Nutzer, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Nutzungs- und Protokolldaten, die Kommunikation mit uns (z. B. Support, E-Mails) sowie Daten zum Empfehlungsprogramm.

3.2 InsurMagic als Auftragsverarbeiter des Nutzers

Die Daten der Endkunden (z. B. Namen, Telefonnummern, Chatinhalte, Sprachnachrichten, Dokumente, Vertrags- und Schadendaten aus dem Maklerverwaltungsprogramm) verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Nutzers bzw. seines Unternehmens (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher für diese Daten ist der Nutzer bzw. das Maklerunternehmen. Grundlage ist der mit dem Nutzungsvertrag abgeschlossene Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV). Der Nutzer entscheidet, welche Endkundendaten er mit InsurMagic WhatsApp verarbeitet, und ist dafür verantwortlich, dass hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und seine Endkunden informiert sind.

Endkunden, die ihre Rechte geltend machen möchten, wenden sich bitte an ihren Makler. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie an den zuständigen Nutzer weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung. Die folgenden Angaben zu Endkundendaten dienen der Transparenz und beschreiben, wie InsurMagic WhatsApp technisch arbeitet.

Bitte beachten Sie: Endkundendaten aus Maklerverwaltungsprogrammen können Angaben enthalten, aus denen sich besondere Kategorien personenbezogener Daten ergeben können (z. B. Sparten wie Kranken- oder Berufsunfähigkeitsversicherung). Auch hierfür gilt die Verantwortung des Nutzers als Verantwortlicher.

4. Verarbeitung in Ihrem Browser

4.1 Berechtigungen der Erweiterung

Die Erweiterung fordert in Chrome nur wenige Berechtigungen an:

• Zugriff auf web.whatsapp.com: Die Erweiterung wird ausschließlich auf WhatsApp Web geladen und blendet dort ihre Seitenleiste und Bedienelemente ein. Auf anderen Websites liest sie keine Inhalte.
• Downloads: um eine Sprachnachricht, die Sie über das Kontextmenü transkribieren lassen, abzufangen und an die Transkription zu übergeben, und um auf Ihren Wunsch das Hilfsprogramm „Keasy Bridge“ herunterzuladen.
• Kommunikation mit HalloFelix-Seiten: Geöffnete Seiten von app.hallofelix.de können der Erweiterung mitteilen, dass ein HalloFelix-Tab geöffnet ist, damit „In HalloFelix öffnen“ einen bestehenden Tab wiederverwenden kann (siehe Abschnitt 6).

Die Erweiterung setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbe-Netzwerke und lädt keine Skripte oder Schriftarten von Drittanbietern nach.

4.2 Daten aus WhatsApp Web

Damit die Erweiterung funktioniert, liest sie im geöffneten WhatsApp Web insbesondere: die Telefonnummer und den Namen des gerade geöffneten Chats, Ihre eigene WhatsApp-Nummer, Nachrichteninhalte (Texte, Absender, Zeitstempel, zitierte Nachrichten, Reaktionen, Standorte, Umfragen, Dateinamen) sowie Medien wie Sprachnachrichten, Bilder, Dokumente und Sticker. Diese Daten werden nur in dem Umfang an unsere Server oder andere Stellen übertragen, wie es für die jeweilige Funktion erforderlich ist (siehe Abschnitt 5). Die Erweiterung kann Texte in das Eingabefeld von WhatsApp einfügen (z. B. Vorlagen oder KI-Vorschläge); das Senden einer Nachricht lösen Sie selbst aus.

Die Verarbeitung durch WhatsApp selbst (WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta) richtet sich nach Ihrem Vertragsverhältnis mit WhatsApp und ist nicht Gegenstand dieser Datenschutzerklärung. Die Erweiterung übermittelt keine Daten an WhatsApp oder Meta.

4.3 Lokale Speicherung im Browser

Die Erweiterung speichert Daten im lokalen Speicher (localStorage und IndexedDB) Ihres Browsers, und zwar im Speicherbereich von web.whatsapp.com bzw. der Erweiterung. Gespeichert werden insbesondere:

• Anmeldedaten: Zugangstoken (gültig bis zu 90 Tage, wird automatisch erneuert), E-Mail-Adresse, ein Schlüssel für den Dokumentendienst;
• zuletzt zugeordnete Kundenkontakte, Kontaktzuordnungen pro Telefonnummer und Platzhalter-Namen für Vorlagen;
• Transkripte von Sprachnachrichten, damit sie nicht erneut erstellt werden müssen (höchstens 90 Tage bzw. 4.000 Einträge);
• Verbindungsstatus der angebundenen Maklerverwaltungsprogramme; bei Nutzung von IMA eine lokale Kopie der IMA-Kundendaten sowie die IMA-Zugangsdaten;
• Einstellungen, Filter, Entwürfe und Anzeigezustände sowie Angaben zur Verfügbarkeit von HalloFelix-Funktionen.

Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die anschließende Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – bei Endkundendaten – auf dem AVV. Beim Abmelden werden Zugangstoken und sitzungsbezogene Angaben gelöscht. Zwischengespeicherte Kontakt- und Transkriptdaten bleiben bis zu ihrem Ablauf oder Überschreiben bestehen; Sie können sie jederzeit löschen, indem Sie die Websitedaten von web.whatsapp.com in Chrome löschen oder die Erweiterung entfernen.

5. Verarbeitungen im Einzelnen

5.1 Benutzerkonto, Registrierung und Anmeldung

Für die Nutzung benötigen Sie ein Benutzerkonto. Wir verarbeiten dabei E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als verschlüsselter Hashwert gespeichert), Rolle und Zugehörigkeit zu einem Unternehmenskonto, Abonnement- bzw. Testzugangsstatus, die verwendete Version der Erweiterung, den Zeitpunkt der letzten Aktivität sowie Nutzungszähler (z. B. Anzahl von Transkriptionen und KI-Anfragen). Konten können auch von einem Administrator Ihres Unternehmens, über einen Zugangscode oder automatisch beim Abschluss eines Abonnements über unseren Zahlungsdienstleister angelegt werden. Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort gegenüber unserem Backend; anschließend erhält die Erweiterung ein Zugangstoken.

Zur Betreuung und Fehlerbehebung können berechtigte Mitarbeitende der InsurMagic GmbH Ihr Konto einsehen und sich zeitlich begrenzt in Ihrem Namen anmelden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); für Nutzungsstatistiken, Missbrauchsschutz und Support Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst). Werden Konten durch Ihren Arbeitgeber angelegt, beruht die Verarbeitung auf dessen Vertrag mit uns.

5.2 Kundenerkennung und Anbindung von Maklerverwaltungsprogrammen

Wenn Sie einen Chat öffnen, übermittelt die Erweiterung die Telefonnummer und den Chatnamen an unser Backend, um den passenden Kunden aus Ihrem angebundenen Maklerverwaltungsprogramm (MVP/CRM) zu finden und in der Seitenleiste anzuzeigen (z. B. Stammdaten, Verträge, Schäden, Vorgänge, Dokumente, Geburtstage).

Je nach angebundenem System läuft die Verbindung unterschiedlich:

• Über unser Backend: blau direkt (Ameise/maklerinfo, Dionera) und Arisecur, Professional Works, Jung DMS & Cie (iCRM) und Finum, assfinet, meinMVP, VEMA sowie keasy (Kontakte und DMS-Dokumente). Die Zugangsdaten bzw. OAuth-Tokens zu diesen Systemen speichern wir verschlüsselt. Zur Kundenerkennung halten wir eine synchronisierte Kopie der Kontaktdaten (z. B. Name, Anrede, Telefonnummern, E-Mail, Anschrift, Geburtsdatum, Kundennummer im MVP) in unserer Datenbank vor. Einige Anfragen an meinMVP, VEMA, Flixcheck und SmartInsur werden über einen eigenen Proxy-Server mit fester IP-Adresse bei Hetzner in Deutschland geleitet.
• Direkt aus Ihrem Browser: aB-Agenta (Server von aB-Agenta bzw. der von Ihnen hinterlegte Server) und IMA (inveda). Für IMA werden Anfragen technisch über einen von uns betriebenen Weiterleitungsdienst bei Cloudflare geleitet. Kontaktdaten aus aB-Agenta und IMA übermittelt die Erweiterung regelmäßig an unser Backend, damit die Kundenerkennung funktioniert.
• Lokal: keasy-Daten aus Ihrer lokalen keasy-Installation werden über das Hilfsprogramm „Keasy Bridge“ auf Ihrem Rechner gelesen; Kontakte, Haushaltsmitglieder und Beziehungen werden mit unserem Backend synchronisiert.
• Für den Ameise-Abgleich über CSV-Dateien betreiben wir einen SFTP-Server bei Hetzner, auf dem Benutzername, öffentlicher Schlüssel und Vermittlernummern verarbeitet werden.

Auf Ihre Anweisung schreibt die Erweiterung auch in diese Systeme zurück, z. B. archivierte Chats und Dokumente, Notizen oder Vorgänge, neue Schadenmeldungen, Aufgaben (Wiedervorlagen) oder geänderte Anschriften. Die Anbieter der Maklerverwaltungsprogramme sind Vertragspartner des Nutzers; für ihre Verarbeitung gelten deren Datenschutzbestimmungen und Verträge mit dem Nutzer.

Rolle und Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO im Auftrag des Nutzers.

5.3 Transkription von Sprachnachrichten

Sprachnachrichten in einem geöffneten Chat werden automatisch transkribiert, sobald sie sichtbar werden; zusätzlich können Sie Sprachnachrichten über das Kontextmenü und eigene Diktate transkribieren lassen. Dazu überträgt die Erweiterung die Audiodatei an unser Backend, das sie zur Umwandlung in Text an OpenAI übermittelt (Modell „gpt-transcribe“). Das Backend speichert weder die Audiodatei noch das Transkript; es protokolliert lediglich technische Angaben (Dateigröße, Format, Dauer, Modell, Fehler) für 90 Tage. Das Transkript wird lokal in Ihrem Browser zwischengespeichert (siehe Abschnitt 4.3).

Rolle und Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; OpenAI ist Unterauftragsverarbeiter.

5.4 KI-Funktionen

Folgende Funktionen nutzen KI-Modelle von OpenAI über unser Backend:

• Antwortvorschläge und Umformulieren: Übermittelt werden Ihr Entwurf bzw. Ihre Anweisung, bis zu 20 der letzten Nachrichten des Chats (einschließlich Transkripten), Kundenkontext aus dem MVP (Name, Anrede, Du/Sie, bis zu 20 Verträge mit Sparte, Status und Gesellschaft sowie bis zu 20 Schäden mit Art, Status und Datum), Ihr Anzeigename und ggf. Ihre selbst hinterlegte Schreibstil-Vorgabe. Vertrags- bzw. Policennummern entfernt das Backend vor der Übermittlung an OpenAI.
• Adresserkennung: Ausgewählte bzw. die letzten Nachrichten eines Chats werden ausgewertet, um eine Postanschrift als Vorschlag zu erkennen.
• Erkennung der Anredeform (Du/Sie): Der Chatverlauf wird ausgewertet, um die verwendete Anredeform zu erkennen. Ist das Ergebnis hinreichend sicher, wird es beim Kontakt gespeichert; eine manuelle Auswahl hat stets Vorrang.

Die KI-Ergebnisse sind Vorschläge. Nachrichten werden nicht automatisch versendet; Sie entscheiden selbst, ob und wie Sie einen Vorschlag verwenden. Eingaben und Antworten der KI-Funktionen werden in unserem Backend nicht dauerhaft gespeichert; wir erfassen nur Nutzungszähler (z. B. verbrauchte Token).

Rolle und Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; OpenAI ist Unterauftragsverarbeiter.

5.5 Spracheingabe (Diktat) im Browser

Wenn Sie in Vorlagen oder KI-Funktionen die Spracheingabe nutzen, verwendet die Erweiterung die in Google Chrome eingebaute Spracherkennung (Web Speech API). Dabei überträgt Chrome die Audioaufnahme zur Erkennung an Google. Hierfür gelten die Datenschutzbestimmungen von Google (policies.google.com/privacy (öffnet in neuem Tab)). Die Funktion wird nur auf Ihre Aktion hin und nach Freigabe des Mikrofons in Chrome gestartet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.6 Chat-Archivierung und Dokumentverarbeitung

Wenn Sie einen Chat oder Dateien in Ihr MVP übernehmen, erzeugt unser Dokumentendienst unter pdf.insurmagic.de daraus ein PDF (Nachrichtentexte, Absender, Zeitstempel, Kontaktangaben, Bilder und Anhänge) oder bereitet Dateien auf (Komprimieren, Entsperren von PDFs ohne Passwort, Zuschneiden und Entzerren fotografierter Dokumente). Der Dienst läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland, verarbeitet die Dateien im Arbeitsspeicher und speichert sie nicht; protokolliert werden nur technische Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Browserkennung) ohne Dateiinhalte. Das Ergebnis wird an das MVP übertragen. Zusätzlich speichert unser Backend, welche Nachrichten (Telefonnummer und Nachrichten-ID, ohne Inhalt) bereits archiviert wurden.

Rolle und Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5.7 Aufgaben, Notizen, Chat-Notizen, Vorlagen und Geburtstage

Aufgaben und Notizen (Text, Fälligkeit, zugeordneter Kunde, zugewiesene Kollegen), interne Chat-Notizen zu einem WhatsApp-Chat (eigene Nummer, Nummer des Kunden, Notiztext, Verfasser), Nachrichtenvorlagen einschließlich hochgeladener Anhänge sowie Geburtstagserinnerungen werden in unserem Backend gespeichert. Dateianhänge von Vorlagen liegen in einem Objektspeicher der Hetzner Online GmbH in Nürnberg. Bei Zuweisung oder Erledigung einer Aufgabe erhalten die beteiligten Kollegen eine E-Mail mit dem Aufgabentext. Für bestimmte MVPs (iCRM/Jung DMS) werden Aufgaben mit dem MVP synchronisiert. Ist Ihre WhatsApp-Nummer mit HalloFelix verbunden, werden Chat-Notizen in HalloFelix geführt (siehe Abschnitt 6).

Rolle und Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5.8 Flixcheck

Wenn Sie Flixcheck verbinden, versendet unser Backend in Ihrem Auftrag Checks und Formulare über die Schnittstelle der Flixcheck GmbH. Dabei werden Name, Anrede, Mobilnummer und E-Mail-Adresse des Empfängers, Betreff, Notizen und Dateien übermittelt; Antwortdokumente werden abgerufen. Wir speichern Ihre Flixcheck-Zugangsdaten verschlüsselt sowie Status und Telefonnummer der versendeten Checks. Rolle und Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5.9 Abonnement und Zahlungsabwicklung

Abonnements werden über Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Zahlungsdaten wie Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Wir gleichen aus Stripe Name und E-Mail-Adresse des Kunden, Kunden- und Abonnement-ID, Produkt, Preis, Status und Laufzeit mit Ihrem Konto ab, um Zugänge freizuschalten, zu sperren oder Hinweise auf offene Zahlungen anzuzeigen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchungsunterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5.10 Empfehlungsprogramm

Für unser Empfehlungsprogramm nutzen wir den Dienst Rewardful. Bei der Anlage eines neuen Kontos (ausgenommen Konten, die aus anderen Systemen übernommen werden) übermitteln wir Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse an Rewardful, um einen persönlichen Empfehlungslink zu erzeugen; wenn Sie am Programm teilnehmen, verarbeiten wir zusätzlich Ihre PayPal-E-Mail-Adresse, vermittelte Empfehlungen und Provisionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einem einfach nutzbaren Empfehlungsprogramm) bzw. bei Teilnahme Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können der Übermittlung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 13).

5.11 E-Mails

Wir versenden E-Mails über Google Workspace (Google Ireland Limited): Zugangs- und Passwort-E-Mails, Anleitungen, Hinweise zu Testzugängen und Abonnements, Benachrichtigungen zu Aufgaben sowie eine Einführungsreihe mit Tipps zur Nutzung in den ersten Wochen nach der Registrierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene E-Mails; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Einführungsreihe (Interesse an einer erfolgreichen Nutzung des Produkts). Einführungs- und Hinweis-E-Mails können Sie über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns abbestellen.

5.12 Fehleranalyse, Protokolle und Betriebssicherheit

Zur Erkennung und Behebung von Fehlern setzen wir im Backend den Dienst Sentry (Functional Software, Inc.) mit Datenspeicherung in der EU-Region (Deutschland) ein. Bei Fehlern und Warnungen werden technische Angaben wie Fehlermeldung, aufgerufene Schnittstelle, Request-Header, IP-Adresse und die Kennung des angemeldeten Nutzers übermittelt; Fehlermeldungen können im Einzelfall Ausschnitte verarbeiteter Daten enthalten. Daneben fallen beim Betrieb Server-Protokolle (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse) an. Sicherheitsrelevante Parameter wie Passwörter, Tokens und Telefonnummern werden in unseren Anwendungsprotokollen ausgefiltert. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Anfragen pro IP-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

5.13 Webseiten des Backends

Auf den Webseiten unseres Backends (z. B. Registrierung, Passwort zurücksetzen, E-Mail-Abmeldung) wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Inhalte von Drittanbietern eingebunden. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

6. HalloFelix-Funktionen

Nutzen Sie zusätzlich Funktionen von HalloFelix (insbesondere die WhatsApp-Weboberfläche von HalloFelix), gilt für die Verarbeitung im Rahmen dieser Funktionen ergänzend die Datenschutzerklärung von HalloFelix: www.hallofelix.de/datenschutz-app (öffnet in neuem Tab). HalloFelix ist ebenfalls ein Produkt der InsurMagic GmbH. Diese Datenschutzerklärung hier deckt die Chrome-Erweiterung und ihr Backend ab.

Die Übergabe zwischen der Erweiterung und HalloFelix funktioniert wie folgt:

• Freischaltung: Die Erweiterung fragt bei unserem Backend an, ob für Sie HalloFelix-Funktionen verfügbar sind, und übermittelt dazu Ihre in WhatsApp Web angemeldete Nummer. Das Backend prüft dies anhand Ihrer HalloFelix-Anmelde-E-Mail bei HalloFelix. Die Funktionen werden nur angezeigt, wenn Sie Mitglied eines HalloFelix-Kontos mit WhatsApp-Posteingang sind und genau diese Nummer dort verbunden ist.
• „In HalloFelix öffnen“: Auf Ihren Klick öffnet die Erweiterung den Chat in HalloFelix. Dabei werden die Telefonnummer des Kunden, das angebundene MVP und die Kundennummer im MVP, das HalloFelix-Konto und Ihre eigene Nummer als Teil der Adresse an app.hallofelix.de übergeben.
• KI-Status im Chat: Bei freigeschalteten Nutzern zeigt die Erweiterung an, ob die KI von HalloFelix den geöffneten Chat beantwortet, und ermöglicht, den Chat zu übernehmen oder an die KI zurückzugeben. Dazu übermittelt unser Backend Ihre HalloFelix-E-Mail, Ihre eigene Nummer, die Nummer des Kunden und die gewählte Aktion an HalloFelix.
• Chat-Notizen: Ist Ihre WhatsApp-Nummer mit HalloFelix verbunden, werden interne Chat-Notizen (Notiztext, Verfasser, Nummern) in HalloFelix gespeichert und im HalloFelix-Posteingang angezeigt; unser Backend hält eine Kopie vor, damit die Notizen erhalten bleiben, falls die Verbindung endet.
• Konten- und Abo-Abgleich: Zwischen Backend und HalloFelix werden Kontozugehörigkeit, Anmelde-E-Mail, Abonnement- und Freischaltungsstatus abgeglichen, damit Zugänge und Sperren in beiden Produkten übereinstimmen.
• WhatsApp-Business-Nachrichten früherer InsurMagic-Kunden: Für Konten, die von der früheren InsurMagic-Plattform zu HalloFelix übernommen wurden, nimmt unser Backend Benachrichtigungen der WhatsApp-Business-Schnittstelle von Meta (inklusive Nachrichteninhalten) noch entgegen und leitet sie unverändert an HalloFelix weiter.

Rolle und Rechtsgrundlage: Für Endkundendaten handeln wir auch hier als Auftragsverarbeiter des Nutzers (Art. 28 DSGVO); für den Konten- und Abo-Abgleich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir mit ihnen Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen bzw. abgeschlossene Auftragsverarbeitungsbedingungen vereinbart.

Außerdem übermitteln wir Daten auf Ihre Anweisung an die von Ihnen angebundenen Maklerverwaltungsprogramme (Abschnitt 5.2). Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Behörden) oder dies zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen Endkundendaten nicht für eigene Zwecke.

8. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA (Salesforce/Heroku, OpenAI, Sentry, Google, Cloudflare, Stripe, Rewardful). Insbesondere die Transkription und die KI-Funktionen werden derzeit über die globale Schnittstelle von OpenAI verarbeitet, sodass die dafür übermittelten Daten in den USA verarbeitet werden können.

Übermittlungen in die USA stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Empfänger danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der Auftragsverarbeitungsbedingungen dieser Anbieter sind. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über die in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten anfordern.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Benutzerkonto und zugehörige Daten: für die Dauer des Nutzungsvertrags. Nach dem Ende eines Abonnements wird das Konto mit allen zugehörigen Daten (u. a. synchronisierte Kontakte, Zugangsdaten zu MVPs, Aufgaben, Nutzungszähler) automatisch zwölf Monate nach Abonnementende gelöscht; Testzugänge sechs Monate nach Ablauf des Testzeitraums. Auf Anfrage löschen wir früher, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Synchronisierte Kontakte: Trennen Sie ein MVP, werden die daraus synchronisierten Kontakte gelöscht. Kontakte, die im MVP nicht mehr vorhanden sind, werden nach zwei aufeinanderfolgenden Abgleichen gelöscht.
• Audiodateien, Transkripte und KI-Eingaben: werden im Backend nicht gespeichert; technische Protokolle zur Transkription werden nach 90 Tagen gelöscht. Lokal gespeicherte Transkripte werden nach spätestens 90 Tagen entfernt.
• Nutzungsstatistiken: tägliche Nutzungszähler zwölf Monate; Protokolle von VEMA-Abrufen 30 Tage.
• Aufgaben, Notizen, Chat-Notizen, Vorlagen, Flixcheck-Vorgänge: bis zur Löschung durch den Nutzer bzw. sein Unternehmen oder bis zur Löschung des Kontos.
• Rechnungs- und Buchungsunterlagen: entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB) bis zu zehn Jahre.
• Endkundendaten nach Vertragsende: Löschung oder Herausgabe gemäß AVV und Weisung des Nutzers.

10. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Die KI-Funktionen erstellen lediglich Vorschläge; die automatische Erkennung der Anredeform (Du/Sie) dient nur der Formulierung von Vorschlägen und kann jederzeit manuell geändert werden. Die Freischaltung oder Sperrung von Zugängen richtet sich nach dem Status Ihres Abonnements.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe von E-Mail-Adresse und Passwort ist für die Nutzung von InsurMagic WhatsApp erforderlich. Ohne diese Daten können wir Ihnen kein Konto bereitstellen. Die Nutzung einzelner Funktionen (z. B. Anbindung eines MVP, Transkription, KI-Funktionen, Flixcheck, Empfehlungsprogramm) ist freiwillig; ohne die jeweils benötigten Daten steht die betreffende Funktion nicht zur Verfügung.

12. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung (HTTPS), die verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten zu Drittsystemen, die Speicherung von Passwörtern nur als Hashwert, rollenbasierte Zugriffsrechte, die logische Trennung der Daten nach Kundenkonten, die Trennung von Produktiv- und Testsystemen sowie Datensicherungen.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO gegenüber uns als Verantwortlichem insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@insurmagic.de. Betreffen Ihre Anliegen Daten, die wir im Auftrag eines Maklers verarbeiten (Endkundendaten), wenden Sie sich bitte an den Makler als Verantwortlichen; wir leiten direkt an uns gerichtete Anfragen an ihn weiter.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für die InsurMagic GmbH zuständig ist:

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich InsurMagic WhatsApp, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils unter dieser Adresse veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir Nutzer zusätzlich auf geeignetem Weg.